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自社支援サポート– category –

特定技能ビザ申請自社支援サポート

特定技能の雇用で

自社支援に切り替えてコストをおさえたい

登録支援機関の利用を見直したい

などとお考えの企業様は多いのではないでしょうか。

ここでは,自社支援に関する基本事項を整理するとともに、自社支援のメリットや成功の秘訣,支援の内製化にあたり当事務所がサポートできることをお伝えしていきます。

特定技能の支援とは

10項目の支援

特定技能ビザの外国人を受け入れる企業は,受け入れた外国人に対して生活支援を行わなければなりません。

義務づけられている支援の内容は、住居の確保、公的手続きへの同行、苦情への対応,定期面談など以下の10項目にわたります。

特定技能の支援内容
特定技能の支援計画の概要(出入国在留管理庁公開資料)

それぞれの支援のやり方は法令で細かく定められています。たとえば,このうちのいくつかの支援については,通訳人を介すなどして外国人が理解できる言語で行わなければなりません。

支援を行った後には,支援状況について入管に届出をする義務もあります。

支援の委託も可能

上記の支援を自社でするのが難しい場合には、登録支援機関に支援を委託することが可能です。

登録支援機関とは,特定技能の外国人の支援を委託するために,特定技能制度で設けられている機関です。入管の許可を受けて運営しています。

登録支援機関の運営母体は,民間の株式会社(人材派遣/人材紹介会社等)や,技能実習の監理団体(協同組合等),あるいは行政書士や社会労務士等の士業事務所などさまざまです。

2023年7月現在,約8400件以上もの登録支援機関があり,支援の質やサービスの充実度は機関によって大きく異なります(全国の登録支援機機関の一覧はこちら)。

人材の定着につながる質の高い支援をしてくれる登録支援機関もあれば,ほとんど何もしてくれない登録支援機関もあるようです。

それでは,自社で支援する場合と,支援を委託するのではどちらがよいのでしょうか?まずは,コストについて比較してみます。

自社支援と支援委託のコスト比較

支援委託のコスト

登録支援機関に支援を委託する場合、支援の委託料として一名あたり毎月2~3万円のコストが継続的にかかります(政府の統計によると,支援委託費用の全国平均(令和3年度)は一名あたり月額約2.8万円です)。

支援委託料は、一名あたりの月額で設定されていることが多いため、雇用人数が多いほど、また雇用期間が長いほど多くかかります。たとえば,外国人を5年間雇用した場合の費用目安は以下のとおりです。

雇用人数年間の支援委託コスト
1名約180万円
2名約360万円
3名約540万円
支援委託費用の目安

特定技能の雇用にかかる費用は,上記の支援コストのほかにも,在留資格申請の代行手数料人材のあっせん手数料などがかかる場合があります。詳しくはこちらで解説しています。

自社支援のコスト

それでは,自社支援の場合のコストはどうでしょうか。

当然のことながら,雇用人数や雇用期間にかかわらず,上記のような委託コストはかかりません。

ただし、そのかわりにかかるコストとして,主に以下の2つがあります。

  • 支援を担当する職員の人件費
  • 支援内製化にあたっての専門家への指導料

①人件費

人件費については,自社支援において最も考慮すべき点のひとつでしょう。この場合の人件費には,主に,支援担当者の人件費と通訳の委託料が含まれます(通訳を外部委託する場合)。

この人件費が支援の委託料を上回ってしまうようであれば,登録支援機関に委託してしまうほうがよいかもしれません。

しかし逆に,人件費を抑えることができれば自社支援のほうが効果的です。

たとえば,元留学生や元技能実習生など,すでに日本の生活になじんだ外国人を受け入れる場合には,支援の負担が少なくて済む場合が多くあります。そのような外国人に対して自社支援を行う場合は,人件費が抑えられ,支援委託するよりもコストを大幅に押さえられるでしょう。

逆に,日本の生活に不慣れな外国人に対して自社支援をすると,負担が大きく人件費がかさんでしまう場合があります。これについての詳細は、以下で解説しています。

なお、通訳者の委託費用に関しては、自社で雇用している外国人がいる場合は、その人に通訳を任せることができると費用を抑えることができるでしょう。

②内製化の指導料

自社支援をする場合には,法令の基礎知識やノウハウを習得することからはじめなければなりません。先に述べたように,支援のやり方や手続きは,法令で細かく定められてるからです。

このため,内製化を行うにあたり行政書士などの専門家のサポートを受ける必要が生じ,それに関する指導料やサポート料がかかります。

内製化にあたって専門家のサポートを受けることは任意ですが,特定技能の支援は複雑な法令に沿って行わなければなりません。このため,どうしても専門家の指導やサポートが必要になる企業が大半だと思われます。

法令に沿って支援できない場合には,受入れ停止のペナルティが科せられる場合もあるため,内製化には慎重に取り組む姿勢が必要です。

2023年7月現在,このようなサポートを行っている専門家は少ないため,サポート費用の相場をお伝えするのは難しいのですが,当事務所に関しては約55万円で完全内製化サポートをご提供しております(料金詳細は下記に記載しています)。

コスト比較

3名を5年間雇用した場合)

登録支援機関への支援委託
自社支援
  • 540万円(支援委託料)
  • 55万円+人件費

※計算式…月額約3万円/人×5年間×3名=約560万円

※当事務所サポート料金(完全内製化フルサポートプラン)

コスト削減は,自社支援の最大のメリットといえるでしょう。

コスト削減ができれば、その分を従業員の給与UPなどの処遇改善に回すこともできます。今後ますます人材採用が困難になる中で,このような処遇改善は人材獲得の大きな強みになるでしょう。

自社支援のメリット

自社支援には,コスト削減のほかにもいろいろなメリットがあります。

自社支援のメリット

  • 支援の委託費用がかからないため,コスト削減できる
  • 外国人を採用するたびに登録支援機関を探したり契約したりする必要がないため, スムーズに採用をすすめられる
  • 外国人とのコミュニュケーションが多くなるため、双方の理解が深まり人材の定着につながる
  • 外国人と直接やりとりするため、外国人の情報やニーズをいち早くキャッチできる
  • 外国人の情報を直接管理できるため、誤解や連絡ミス、トラブルを生じにくい
  • 外国人雇用のノウハウを獲得でき,問題発生時などにもスムーズかつ迅速な対応が可能になる

現在,特定技能外国人を受け入れている企業のうち,80%以上の企業が登録支援機関に支援を委託しています(令和3年度政府統計)。

しかし,支援委託をしている企業の中には,すでに要件をクリアしているにもかかわらず,単に「内製化のしかたが分からない」といった理由で、なんとなく支援を委託してしまっている企業も少なくないようです。

このような場合は,上記の自社支援のメリットについて一度ご検討いただくことをおすすめします。

自社支援の要件

自社支援をするには,法令で定められた要件をクリアしていることが必要です。

たとえば以下のような要件です。

  • 10項目の支援を適切にできること
  • 就労ビザの外国人を2年間雇用した実績があること

それぞれの要件について見ていきましょう。

要件1:支援を適切にできること

特定技能の支援は法令でやり方が細かく定められています。これに従って適切に支援することができないと自社支援は認められません。

ただ,現段階で多くの企業にとって法令の知識や支援のノウハウがないのは当然です。その場合は,これから専門家の指導を受けながらきちんと内製化していけば問題ないでしょう。

これにあたり必要になるのは,支援のノウハウを習得する「やる気」と,コンプライアンスを重視して支援を行っていく姿勢です。

要件2:外国人の雇用経験があること

就労ビザをもつ外国人を雇用した経験が2年以上ない場合は,自社支援は認められません(※この要件に該当していない場合でも,一定の要件を満たせれば自社支援が認められる場合があります)。

ここでいう「就労ビザを持つ外国人」というのは,技能実習生や「技術・人文知識・国際業務」などの高度人材のビザを持つ外国人のことです。「永住者」や「日本人の配偶者等」の外国人やアルバイトの留学生を雇用した経験は含められません。

この要件がクリアできない企業はかなり多いと思いますが,登録支援機関に支援を委託しながら雇用経験を積めば,近い将来自社支援に切り替えることが可能です。

※ 自社支援の要件の詳細については、こちらのコラム(特定技能の自社支援の要件)をご覧ください。

当事務所では,要件をクリアしている企業様を対象にサポートを行っております。

なお、要件をみたしていない企業様であっても,支援を委託できる登録支援機関をご紹介できる場合がありますのでご相談ください。

自社支援を成功させるコツ

①国内の外国人を対象にする

自社支援をする場合,支援を担当する職員の人件費や,社内の業務が増えることを心配する企業様は多いと思います。

これにあたり、当事務所がおすすめしているのは、

国内の外国人を採用した場合に自社支援をする

という方法です。

日本に長く滞在し、日本の生活になじんだ留学生や技能実習生などは、支援を必要とする場面が少なく、手間があまりかからないケースが多いからです。日本語でのコミュニケーションもスムーズにできる人も多くいます。

一方で、海外からはじめて来日する外国人の場合は、日本での生活になじむまで手取り足取りの支援が必要になるのが通常です。日本語でのコミュニケーションが困難な人も多くいます。

このため,海外の外国人を採用した場合には,登録支援機関に支援を全面委託してしまったほうがコストパフォーマンスが良い場合が多いでしょう。

また,きちんとした登録支援機関に質の高い支援をしてもらえば,自社で支援をするよりも外国人の満足度が上がり人材の定着に結びつく可能性もあります。

なお,来日がはじめてのBさんは登録支援機関に支援してもらい,日本の滞在歴が長い元留学生のAさんは 自社支援するなど,自社支援と支援委託を併用しても問題ありません。

このように,採用する外国人に応じて自社支援と支援委託を上手に使い分けることが,自社支援を成功させる秘訣だといえるでしょう。

②支援の部分委託をする

10項目の支援をすべて自社で行うのが難しい場合は,できない部分を登録支援機関に委託する(部分委託)という方法もあります。

たとえば,「出入国する際の空港送迎」と「転職支援」の2つの支援は登録支援機関に委託し,それ以外の支援は自社でやるというようなケースです。

このように,自社支援を無理なく行うために登録支援機関を活用するとよいでしょう。

なお,部分委託での支援が認められるのは,前の項目で述べた自社支援の要件をみたしている企業に限られています。

当事務所の自社支援サポート

コンプライアンスの徹底

外国人に対して質のよい支援をすることはいうまでもなく大切です。ただ,その大前提にコンプライアンスがあります。

入管によるコンプライアンスのチェックは大変厳しく,入管職員が直接企業を訪問するなどしてコンプライアンスを確認することもよくあります。

法令違反が判明した場合には,5年間の受入れ停止のペナルティーが科される場合があります。

このようなことから当事務所では,企業が安心して自社支援をできるよう,コンプライアンスを重視した支援内製化サポートを提供しております。

ご担当者様の負担軽減

支援担当者様の業務負担を最大限に軽減できるよう,効率的なカリキュラムを組んでおります。また,完全なマニュアル化をしておりますため,社内での引継ぎも安心かつスムーズに行って頂けます。

最も手間がかかる生活オリエンテーションと事前ガイダンスの支援では,ご担当者様の講義の代わりに使用できる外国人向けDVD教材(当事務所オリジナル)をご用意しております。これにより,ご担当者様の業務を大幅に軽減しながら効率的な支援を行って頂けます。

サポートの流れ

STEP
支援計画書の作成指導

支援援計画書は、支援を行う前に支援の計画を詳しく記載する書面です(実際の支援計画書はこちら)。在留資格申請で提出し,審査の対象となるため、法令に沿って慎重に作成する必要があります。支援の前段階として,許可を得られる支援計画書の作成のしかたを指導します。

STEP
事前ガイダンスの指導

事前ガイダンスは義務とされている10の支援のひとつです。外国人と雇用契約を結ぶ前に,雇用条件や支援内容などを外国人に説明します。事前ガイダンスで説明する項目は法令で決められており、3時間以上かけて実施することが必要です。本サポートでは,ガイダンスを効率的に行えるよう,個別の状況に応じたスケジュールの提案や実施方法の指導を行います(ご希望により事前ガイダンス時の同席可)。

STEP
在留資格申請の指導(※オプション)

支援だけでなく,在留資格申請も内製化することをご希望の企業様向けに,申請書類の書き方や提出書類のリストアップ,申請方法の指導も行っています(実際の申請書はこちら)。自社で申請をするのがご不安な企業様には,別途,申請代行のサービスもご提供しております(支援内製化サポートをご利用のお客様は割引あり)

STEP
生活オリエンテーションの指導

生活オリエンテーションは,義務とされている10の支援のひとつです。外国人の入社後すぐに,外国人が日本で生活を始めるにあたり必要となる情報を伝えるために行います。生活オリエンテーションに盛り込む内容は法令で定められており、8時間以上かけて実施することが必要です。本サポートでは,長時間のオリエンテーションを効率的に行えるよう,企業に応じたスケジュールの提案や実施方法の指導を行います(ご希望により,生活オリエンテーション時の同席可)。

STEP
定期面談の指導

外国人の入社後は,3カ月に一回以上,外国人及びその監督をする立場にある人と定期面談を実施します。面談では,雇用契約や入管法に反したトラブルはないかなどを確認します。法令に沿って面談を実施し,適正な面談報告書を作成できるよう指導します(ご希望により同席可)。

STEP
その他支援全般の指導

上記②④⑤以外の支援(苦情への対応,日本語教育機会の提供など)は,外国人の状況に応じて随時行うものです。これらの全ての支援についても支援方法が法令で定められていますので,法令に沿って適切に行えるよう指導します。

STEP
支援に関する届出手続きの指導

支援の開始後は,支援の実施状況に関して3カ月に1回,定期的に届出をする義務があります。届出を怠ると外国人の受入れができなくなってしまうので大変重要な手続きです。届出書の作成や提出が,法令に沿って適切にできるよう指導します。

STEP
雇用に関する届出手続きの指導( ※オプション)

上記⑦の届出のほかにも,外国人の受入れ状況や雇用契約に関する届出など,しなければならない届出が多数あります。定期的に行うものと随時行うものがあり,非常に複雑な手続きです。登録支援機関を利用する場合にはサポートを頼める場合が多いですが,自社支援となるとサポートがなくご不安な企業様は多いと思います。ご希望に応じ,これらの届出についても指導いたします(オプション)。

上記のほかにも,雇用に関する帳簿の作成や,協議会の入会手続きなどの細かな手続きがあります。完全な支援内製化ができるよう,これらの手続きも随時指導させていただきます。

完全内製化サポート料金

6カ月コース
(自社支援切り替えサポート)
12カ月コース
(フルサポート)
40万円(税別)
55万円(税別)
支援内製化サポート料金

6カ月コース(自社支援切り替えサポート)

現在登録支援機関を利用されている企業様が、自社支援切り替える際にご利用いただけるサポートです。当事務所のサポートのもとで、自社支援への切り替えに必要な手続や書類作成を行った後、6カ月かけて支援の完全内製化を行います

支援の際にご不明点やお困りごとが生じた場合には,お電話やメールでいつでもご相談いただける安心のサポートです。

12カ月コース(支援内製化フルサポート)

これから自社支援をはじめる企業様向けのサポートです。当事務所のサポートのもとで、12カ月間かけて支援の完全内製化を行います。支援の際にご不明点やお困りごとが生じた場合には,お電話やメールでいつでもご相談いただける安心のサポートです。

含まれるサービス

サポート内容6カ月コース
(自社支援切り替えサポート)
12カ月コース
(フルサポート)
① 自社支援への切り替え手続き×
② 支援計画書作成
③ 事前ガイダンス×
④ 生活オリエンテーション×
出入国する際の送迎
⑥ 住居確保・生活に必要な契約
⑦ 公的手続きへの同行
⑧ 日本語学習の機会の提供
⑨ 生活・苦情への対応
⑩ 日本人との交流促進
⑪ 転職支援(人員整理等の場合)
⑫ 定期的な面談・行政機関への通報
⑬ 各種支援に伴う書類作成・提出
⑫ 支援に関する各種届出
⑬ 雇用に関する各種届出××
⑭ 在留資格申請××
⑭ 協議会に関する手続き
⑮ 帳簿作成
料金に含まれるサービス
オプションご料金(税別)
支援の同席/同行10000円/1時間
在留資格申請の内製化サポート230,000円
各種届出の内製化サポート100,000円~
オプション料金
  • 送料,交通費等の実費,出張費用が発生する場合は,事前にご確認頂いたうえで別途ご請求させて頂きます。
  • お客様の特別な事情により業務量が増加する場合には,追加料金とさせて頂く場合があります。

よくある質問

遠方ですが,支援内製化サポートを依頼することはできますか?

本支援内製化サポートは,全国対応させて頂いております。zoomやメール,電話を用いてサポートを行っております。

どのような方法で指導してもらえますか。

当事務所作成のマニュアルを使用しながら支援のやり方を指導させて頂きます。実際に支援を行う際に、ご質問やお困りごとが生じた場合は、お電話やメールでご相談いただけます。

初めての支援がご不安な場合には、追加料金にて支援の同席サポート(zoomまたは対面)も行っております。

どのくらいの期間サポートしていただけますか。

スタンダードプランとフルサポートプランのサポート期間は一年間です。実際に支援や届出を行いながら,実務全体の流れを一通り習得していただくまでに,6カ月程度かかります。

それ以降につきましても,ご契約期間内であれば,ご不明点が生じた際にお電話やメールでご質問いただけます(支援を怠った場合のトラブルや,法令違反のトラブルへの対応は別料金になります)。

なお,ライトサポートにつきましては,サポート期間を8カ月間とさせていただいております。

自社で行うのが難しい支援がある場合はどうしたらよいですか。

当事務所は登録支援機関の運営許可を取得しておりますので、一部の支援を代行させていただくことも可能です。また、ご希望に応じて支援の同席/同行のサポートも行っております。